II. 6 Bước lên kế hoạch truyền thông sự kiện chuyên nghiệp 

Khi lên kế hoạch truyền thông sự kiện, người làm marketing cần chuẩn bị và thực hiện những bước sau:

1. Xác định mục tiêu của kế hoạch truyền thông sự kiện

Người làm truyền thông quảng cáo cần biết rõ mục tiêu mà sự kiện muốn đạt được, từ đó xác định mục tiêu cho kế hoạch truyền thông. Các mục tiêu này có thể là tăng doanh số, tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ, v.v.

2. Xây dựng chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông

Sau khi đã xác định được mục tiêu, marketer cần xây dựng chiến lược cho kế hoạch truyền thông và chọn ra các kênh truyền thông thích hợp để đưa thông tin đến với khách hàng. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, bởi nó giúp cho sự kiện đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất.

Một số kênh truyền thông thích hợp để quảng bá sự kiện có thể bao gồm:

• Mạng xã hội (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn...)

• Email marketing

• Website của sự kiện

• Quảng cáo trực tuyến (Google Ads, Facebook Ads...)

• Banner và poster treo tại các địa điểm đông người qua lại```

• Truyền hình và phát thanh địa phương

• Brochure và tờ rơi phân phối tại các địa điểm thường xuyên được thăm quan

• Báo chí và truyền thông địa phương, tổ chức phát sóng trực tiếp qua các kênh truyền hình, livestream sự kiện trên các trang mạng xã hội.

Tùy thuộc vào loại sự kiện, đối tượng khách mời và ngân sách, bạn có thể chọn các kênh truyền thông phù hợp.

Livestream sự kiện là một trong những kênh truyền thông hiệu quả cho sự kiện của các tổ chức hay doanh nghiệp

3. Tích hợp các hoạt động truyền thông

Để đạt được hiệu quả cao nhất, người làm truyền thông quảng cáo cần tích hợp các hoạt động truyền thông như PR, quan hệ khách hàng, hoạt động tiếp thị, v.v. Việc này giúp cho chương trình truyền thông hoạt động liên tục và hiệu quả hơn.

4. Tạo một thông điệp truyền thông 

Marketer cần tạo ra một thông điệp thuyết phục và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng. Thông điệp này nên phù hợp với mục tiêu và đối tượng của sự kiện, và nên được lan tỏa trên các kênh truyền thông được chọn.

5. Dự đoán rủi ro và phương án đối phó

Trong mỗi kế hoạch truyền thông, marketer cần phải đưa ra các dự đoán về các rủi ro có thể xảy ra và các biện pháp đối phó tương ứng. Điều này giúp cho sự kiện được tổ chức thành công hơn và giảm thiểu tác động tiêu cực đến chương trình.

6. Lập ngân sách cho kế hoạch truyền thông sự kiện

Cuối cùng, nhân viên tiếp thị cần lập một ngân sách chi tiết cho kế hoạch truyền thông. Ngân sách này sẽ giúp đảm bảo các hoạt động truyền thông được thực hiện một cách thuận lợi và tăng cường hiệu quả quảng bá cho sự kiện.

Windsun Production với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp của bạn hạn chế được những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông sự kiện.

III. Để truyền thông sự kiện hiệu quả, marketer nên làm gì? 

Việc truyền thông sự kiện cũng đồng nghĩa với việc tăng cường sự chú ý và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp, tổ chức. Để đạt được sự thành công trong việc truyền thông, người làm marketing cần phải sản xuất kế hoạch chi tiết và chú ý đến từng chi tiết trong quá trình thực hiện.

• Thiết kế nội dung truyền thông hấp dẫn

Nội dung truyền thông cần phải hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng và gây ấn tượng mạnh. Ngoài ra, chuyên viên marketing cũng cần cung cấp thông tin đầy đủ về sự kiện và giải đáp tất cả các câu hỏi mà khách hàng có thể có.

Ví dụ: Một công ty tổ chức một sự kiện khởi nghiệp và muốn quảng bá sự kiện đến các nhà đầu tư và doanh nhân tiềm năng. Để thu hút được sự chú ý của đối tượng khách hàng của mình, công ty cần phải tạo ra nội dung truyền thông hấp dẫn và thông tin đầy đủ về sự kiện.

Công ty sử dụng một trang web đặc biệt để chứa toàn bộ thông tin về sự kiện, bao gồm thông tin về chủ đề sự kiện, danh sách các nhà đầu tư đặc biệt sẽ tham gia, thông tin về các buổi diễn thuyết và chương trình của sự kiện, chi phí tham gia và một đường dẫn đăng ký trực tuyến.

Để tăng tính hấp dẫn của nội dung trên, công ty có thể sử dụng chiến lược video marketing để tạo ra các video quảng cáo và giới thiệu sự kiện của mình, giới thiệu về những nhà đầu tư và doanh nhân hàng đầu sẽ tham gia sự kiện. Đồng thời, họ cũng giới thiệu các chuyên gia trong lĩnh vực khởi nghiệp sẽ có mặt để cung cấp cho khách hàng các kiến ​​thức quý giá liên quan đến khởi nghiệp. 

Cuối cùng, công ty cung cấp các thông tin hữu ích về khách sạn, địa điểm và thời gian cụ thể của sự kiện để giúp khách hàng quyết định đăng ký. 

• Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp

Một người làm marketing chuyên nghiệp cần sử dụng các kênh truyền thông mà khách hàng tiếp cận nhiều nhất, bao gồm mạng xã hội, email marketing, quảng cáo trực tuyến và truyền thông truyền thống. Điều này giúp đưa thông tin về sự kiện đến tối đa đối tượng khách hàng.

Ví dụ: Một công ty tổ chức một triển lãm sản phẩm mới của họ và muốn đưa thông tin đến đối tượng khách hàng của mình. Trước khi triển lãm diễn ra, công ty quyết định sử dụng một chiến dịch tiếp thị phù hợp để quảng bá triển lãm cho đối tượng khách hàng tiềm năng.

Đầu tiên, công ty sử dụng mạng xã hội để đăng tải những thông tin hấp dẫn về triển lãm, bao gồm hình ảnh sản phẩm và video giới thiệu. Họ cũng đăng các bài đăng về chủ đề triển lãm và thúc đẩy người dùng truy cập vào trang web của công ty để biết thêm thông tin chi tiết.

Tiếp theo, công ty sử dụng email marketing để gửi email tới đối tượng khách hàng đã đăng ký nhận tin tức của họ. Những email này nhắc nhở khách hàng về triển lãm sắp tới và cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm và thời gian diễn ra triển lãm.

Công ty cũng sử dụng quảng cáo trực tuyến để tiếp cận với đối tượng khách hàng mới và tiềm năng. Họ sử dụng các chiến dịch quảng cáo trên các trang web liên quan đến sản phẩm của họ và những trang web nơi khách hàng tiếp cận thường xuyên.

Cuối cùng, công ty quyết định sử dụng truyền thông truyền thống, bao gồm đặt quảng cáo trên các đài truyền hình và phát thanh, để tiếp cận với đối tượng khách hàng của họ. Điều này giúp công ty tiếp cận với một lượng khách hàng lớn hơn, đặc biệt là những người không tiếp cận được với các kênh truyền thông kỹ thuật số.

• Tạo nên sự hứng thú cho sự kiện

Những nhà marketing ngày nay thường có xu hướng tạo nên sự mong chờ cho sự kiện bằng cách công bố các thông tin mới về sự kiện, giới thiệu các khách mời đặc biệt và giải thưởng hấp dẫn. Bằng cách tạo nên sự kỳ vọng, khách hàng sẽ có xu hướng đăng ký tham gia sự kiện. 

Ví dụ: Một công ty tổ chức sự kiện âm nhạc định kỳ mỗi năm, trước khi đưa ra thông tin chính thức về sự kiện, họ có thể sử dụng các kênh truyền thông để tăng cường sự mong chờ của khách hàng. Họ có thể chia sẻ các thông tin đặc biệt như các nghệ sĩ sẽ tham gia biểu diễn, các nhà tài trợ đồng hành và những phần thưởng hấp dẫn, chẳng hạn như vé miễn phí hoặc quà tặng độc đáo cho những khách hàng đầu tiên đăng ký. Nếu công ty này thành công trong việc tạo ra sự kỳ vọng đó trong cộng đồng khách hàng, họ sẽ có được lượng đăng ký đông đảo và sự kiện của họ sẽ trở thành một thành công đáng kể. 

• Tương tác với khách hàng

Marketer cần tương tác với khách hàng bằng cách giải đáp những câu hỏi về sự kiện, cung cấp thông tin mới và gửi lời cảm ơn đến khách hàng đã đăng ký. Điều này sẽ giúp tạo nên một mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng cường tính tương tác.

Ví dụ: Nhân viên có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Twitter, Facebook và Instagram để giải đáp những câu hỏi của khách hàng về sự kiện, chia sẻ thông tin mới và tương tác trực tiếp với khách hàng.

Họ cũng có thể sử dụng email để gửi thông báo về bất kỳ thay đổi sự kiện nào và gửi lời cảm ơn đến khách hàng đã đăng ký. Bằng cách giải đáp câu hỏi và cung cấp thông tin mới, nhân viên marketing giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và động viên tham gia sự kiện.

• Đo lường kết quả

Cuối cùng, những chuyên viên marketing cần đo lường kết quả của kế hoạch truyền thông sự kiện để đánh giá hiệu quả và thực hiện các cải tiến hoặc điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch truyền thông sự kiện trong tương lai. Việc đo lường có thể bao gồm đánh giá lượng khách hàng tham gia, doanh số bán hàng, thông tin phản hồi và tài trợ sự kiện.

IV.  Những lưu ý khi thuê dịch vụ quay phim chụp ảnh để truyền thông cho sự kiện 

Khi thuê dịch vụ quay phim chụp ảnh để truyền thông cho sự kiện, nhân viên marketing cần lưu ý những điểm sau đây để đảm bảo truyền thông sự kiện hiệu quả:

• Chọn dịch vụ chất lượng: Nên chọn một dịch vụ chụp ảnh và quay phim chuyên nghiệp và có kinh nghiệm để có thể tạo ra những hình ảnh và video chất lượng cao.

• Định hình và chuẩn bị kịch bản: Nhà tiếp thị nên định hình rõ ràng mục đích và thông điệp truyền thông mà hình ảnh và video cần phải truyền tải. Sau đó, chuẩn bị kịch bản cụ thể cho các tác phẩm của mình để đảm bảo người xem hiểu được thông điệp của sự kiện.

• Chuẩn bị địa điểm và trang phục: Sự lựa chọn địa điểm, trang phục và phong cách thực hiện là yếu tố rất quan trọng để tạo nên ấn tượng sâu sắc với khách hàng và góp phần tăng tính hấp dẫn của sự kiện.

• Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp: Chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu truyền thông và kích thước của sự kiện.

• Phối hợp tốt với đối tác chuyên nghiệp: nhân viên marketing truyền thông cần phối hợp tốt với đối tác chuyên nghiệp để đảm bảo đưa ra những tác phẩm truyền thông sự kiện tốt nhất. Việc trao đổi thông tin và ý tưởng trước khi bắt đầu thực hiện là điều rất cần thiết.

• Thực hiện các hoạt động phân phối: Sau khi hoàn thành các tác phẩm truyền thông, chuyên viên marketing cần phải thực hiện các hoạt động phân phối để đưa hình ảnh và video đến tới người xem. Điều này bao gồm việc chia sẻ qua mạng xã hội, email marketing, hoặc các trang web tổ chức sự kiện.